Coronavirus: geen bezoek mogelijk en spreekuren gaan niet door. Bereikbaar online en per telefoon. Meer info hier.    
 

AA 14/02

Het procesmatig beheer van de bestelling, be­groting, controle en betaling van staten van kosten en ereloon van de dienstverleners in strafzaken efficiënter maken en voldoende budgettaire middelen vrijmaken zodat deze tijdig kunnen worden betaald.

2.1. De feiten 

In een strafonderzoek, alsook voor de rechtbanken en hoven, is de tussenkomst van wetsdokters, ver­keersdeskundigen, tolken en vertalers, takeldiensten, telecomoperatoren en anderen zelfstandige dienstver­leners essentieel. 

De vraag om bepaalde prestaties in strafzaken uit te voeren, kan van vele instanties uitgaan: de politiedien­sten, de onderzoeksrechter, het Openbaar Ministerie, de rechtbanken en hoven, … 

Niettegenstaande hun facturen, de zogenaamde staten van kosten en ereloon, met gelden van de FOD Justitie worden betaald, zijn er bij de afhandeling en betaling van de staten van kosten en erelonen diverse overheden uit verschillende rechtsmachten betrokken.

Een onderscheid wordt gemaakt tussen de “niet-dringende gerechtskosten” en de “dringende gerechtskosten”.

De niet-dringende gerechtskosten betreffen pres­taties van gerechtsdeskundigen die, ingevolge het koninklijk besluit van 28 december 1950 houdende het algemeen reglement op de gerechtskosten in strafza­ken, vastgesteld worden door de instrumenterende ma­gistraat en die door bemiddeling van de parketten voor nazicht en betaling overgemaakt worden aan de dienst Gerechtskosten bij de Directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie van de FOD Justitie.

De dringende gerechtskosten zijn onder meer pres­taties van tolken, getuigen en gezworenen die door de griffies van de hoven en rechtbanken betaald worden via driemaandelijkse provisies die de FOD Justitie (dienst Gerechtskosten) hen ter beschikking stelt.

Deze opsplitsing omvat aldus twee van elkaar ver­schillende procedures voor de uitbetaling van de kosten: de niet-dringende gerechtskosten gecentraliseerd bij de dienst Gerechtskosten overeenkomstig artikel 70 van het vermelde koninklijk besluit van 27 april 2007 en de dringende gerechtskosten die gedecentraliseerd worden verwerkt op het niveau van de griffies en uitbetaald door de dienst Gerechtskosten bij middel van provisies.

De federale Ombudsman behandelt klachten van gerechtsdeskundigen in strafzaken, van vertalers en tolken over het onbetaald blijven van hun ingediende staten van kosten en ereloon. De ingediende klachten gaan dus zowel over de dringende als de niet-drin­gende gerechtskosten. Bij de klachten die de federale Ombudsman behandelde, stelde hij vast dat de FOD Justitie de staten uiteindelijk wel betaalde, zij het vaak na meerdere maanden.

De term “gerechtskosten in strafzaken” is ruim en om­vat verscheidene uitgavenposten, zoals onder meer de kosten voor telefonie, namelijk de plaatsbepaling van de gesprekken en telefoontaps, de kosten voor gerechts­deurwaarders en juridische bijstand en rechtsbijstand... Deze uitgavenposten vallen buiten het voorwerp van deze aanbeveling. De aanbeveling beperkt zich tot de kosten voor de deskundigenonderzoeken en kosten van de vertalers en tolken.

2.2. Uiteenzetting

2.2.1. Antecedenten

De FOD Justitie investeert ruim meer dan een decen­nium in tal van initiatieven om de verwerking van de gerechtskosten te stroomlijnen en de uitbetaling ervan te optimaliseren.

In juli 2003 stelde de regering haar Themisplan voor dat de verbetering beoogde van de werking van het gerecht via een reorganisatie van de beheersstructuur van de Rechterlijke Orde.

Op 26 juni 2005 nam de Ministerraad akte van de hervormingsnota “Themisplan”, met onder andere de oprichting bij wet van 20 juli 2006 van een Commissie van de Modernisering van de Rechterlijke Orde. Tot aan zijn afschaffing bij wet van 8 mei 2014 formuleerde deze Commissie jaarlijks voorstellen en aanbevelingen om zo ook de verwerking van de gerechtskosten te stroomlijnen en te harmoniseren.

In 2009 stelde de Commissie Modernisering van de Rechterlijke Orde vast dat er onvoldoende gegevens­overdracht was tussen de centrale diensten van de FOD Justitie en de griffies van de betreffende arrondissemen­ten en dat er geen feedback was, noch voldoende zicht op de effectieve betaling van de voorgelegde staten van kosten en erelonen. De uitwerking van een gemeen­schappelijk boekhoudkundig informaticasysteem werd aanbevolen.

Een pilootproject uit 2009 wees uit dat een dergelijke eenvormige webapplicatie zijn meerwaarde kon hebben, maar werd gehinderd door de grote verscheidenheid aan lokaal ontwikkelde informaticatoepassingen in de schoot van de rechterlijke orde. Niettemin werd de vooropgestelde geharmoniseerde boekhoudkundige toepassing CGAB (Comptabilité générale — Algemene Boekhouding) inmiddels ontwikkeld.

Naar aanleiding van de behandeling van de klach­ten, formuleerde de federale Ombudsman in 2011 een aanbeveling (OA 11/07) aan de FOD Justitie om de coördinatie van de betaling van kostenstaten van de betreffende gerechtsdeskundigen te verzekeren in afwachting van het gebruik door alle actoren van de toepassing CGAB.

2.2.2. De beheersing van het administratieve proces en de vrijwaring van de onafhankelijkheid van de op­drachtgevende magistratuur

Uit de aan de federale Ombudsman voorgelegde klachten blijkt dat, ondanks de voormelde initiatieven, de tijdige betaling van de staten van kosten en erelonen een probleem blijft.

Het gaat om een complexe problematiek. Zoals ge­steld, maken de betrokken actoren deel uit van zowel de rechterlijke macht als de uitvoerende macht. Zij zijn daardoor onafhankelijk ten opzichte van elkaar. Zo ver­klaarde de dienst Gerechtskosten ons meermaals dat samenwerking met de opdrachtgevende instanties en de ontoereikende budgettering voor hun taken pijnpunten blijven bij de vlotte behandeling en betaling van de hen voorgelegde staten van kosten en erelonen.

Een veralgemeend gebruik van de geharmoniseerde boekhoudkundige toepassing CGAB is voorzien begin 2015 voor de gerechtskosten die op het niveau van de rechtbank van eerste aanleg en de politierechtbank worden gegenereerd en die 80 % van de totale ge­rechtskosten in strafzaken uitmaken.

Zowel de leden van de rechterlijke macht (parket, griffies, onderzoeksrechters) als de leden van de uitvoe­rende macht (FOD Justitie, FOD Financiën) worden voor een vlotte behandeling en betaling dus de facto geacht het eenvormig informaticaprogramma te gebruiken. Enkel indien alle actoren constructief samenwerken, kan de behandeling van de staten van kosten en ere­loon van de dienstverleners in strafzaken een efficiënt verloop hebben.

De magistraat en politieambtenaar moet onafhankelijk in eer en geweten de middelen kunnen toewijzen die zij/hij gepast acht. Eens dat zij/hij de vordering tot het stellen van een onderzoek in volledige onafhankelijk­heid heeft beslist, geeft dit aanleiding tot een proces van administratieve verwerking van een kostenstaat.

Een goed bestuur vereist dat de daartoe gemach­tigde administratie van bij de start van dit proces en bij de verdere administratieve afwikkeling van de verbin­tenissen die daar uit voorkomen, inclusief de betaling van de staat van kosten en ereloon en de mogelijke verhaalbaarheid daarvan, een duidelijk inzicht heeft in het volledige verloop ervan.

2.2.3. Een toereikende financiering

Op basis van de ons door de dienst Gerechtskosten aangereikte cijfers blijkt dat naast het element van de beheersing van het administratieve proces er ook sprake is van een structurele onderbudgettering.

Bij ongewijzigd budgettair beleid zullen de kredieten voor 2015 net volstaan om de achterstallige facturen van 2014 en vorige jaren te betalen. Het gaat hier om het totaal aan gerechtskosten, dus niet beperkt tot de uitgaven aan deskundigenonderzoeken en de kosten voor de vertalers en tolken.

De laattijdige betaling van de staten van kosten en erelonen van de deskundigen in strafzaken en van de vertalers en tolken, veroorzaakt niet alleen belangrijke problemen bij deze dienstverleners maar bezorgt de FOD Justitie een belangrijk imagoprobleem. Op termijn kan dit aanleiding geven tot een daling van de kwaliteit van de diensten van de deskundigen en vertalers en tolken, waardoor ook de kwaliteit van de justitie zelf in het gedrang dreigt te komen.

Een volledige procesmatige beheersing is een con­ditio sine qua non opdat naar inzicht en planning van middelen en met inachtneming van alle criteria van goed bestuur een doelmatig en kwalitatief beleid zou kunnen worden gevoerd.

In de uitoefening van haar opdracht bevindt de dienst Gerechtskosten zich aldus tussen de autonomie van de instrumenterende magistratuur en de beleidsbeslissin­gen inzake toewijzing van voldoende budgettaire midde­len. Op beide elementen heeft de dienst Gerechtskosten geen enkele controle.

Een goed beheer en planning op termijn waarbij voldoende budgettaire middelen worden voorzien is noodzakelijk opdat de prestaties inzake gerechtskosten binnen de gangbare termijnen zouden kunnen worden betaald. Thans staat het dringende karakter, eigen aan de geleverde prestaties, in schril contrast met de behandelings- en betalingstermijn van hun staten van kosten en erelonen.

Bijgevolg,

beveelt de federale Ombudsman aan om:

— het procesmatig beheer van de bestelling, be­groting, controle en betaling van staten van kosten en ereloon van de dienstverleners in strafzaken efficiënter te maken

en
— voldoende budgettaire middelen vrij te maken zodat deze tijdig kunnen worden betaald.